Wirtualny faks jest nowoczesną odsłoną tradycyjnego faksu. O tym, że ma więcej zalet nie trzeba nikogo przekonywać. Podczas gdy tradycyjny faks jest urządzeniem zajmującym sporo miejsca, wirtualny wymaga jedynie łączenia za pośrednictwem Internetu. Chociaż mogłoby się wydawać, że w dobie dzisiejszej technologii faks jest bezużyteczny, jest to błędne przekonanie. W firmach czy instytucjach wciąż praktykuje się przepływ informacji poprzez faks. Wirtualny fakt to bardzo wygodna forma.

Nie wymaga łączenia poprzez linię telefoniczną. Gdy jest zajęta, mamy problem  z nadaniem. Działanie wirtualnego faksu przypomina działanie poczty e mail. Można wysłać wiadomość do grupy odbiorców, co nie jest możliwe w przypadku tradycyjnego faksu. Minimalizuje to koszty przeznaczane na utrzymanie tradycyjnego faksu. Faks przychodzący drogą internetową można wydrukować, tak jak i tradycyjny faks. Wystarczy mieć dostęp do drukarki. Można je jednak przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej. Dzięki temu tonery i papier nie są tak intensywnie używane, co przynosi oszczędności.